「急がなくても後日、月例会でお知らせすれば？」
と考える人もいるだろうが、そんなことをすれば月例会に来られなかった 会員からのクレームの嵐である。早め早めに確実なことを周知させることが重要である。
◇今回のような撮影会の場合、まず湯島聖堂へ出向いて開催可能かどうか聞くことから始まる。 責任者に会の概要を説明し、今回は企画書を提出して使用料を払えば許可が下りるとのこと、 綿密な企画書とお願い文書を作成してなんとか場所の件はクリアした。
◇次は東京ＹＰＣ会員向けのお知らせ文章の作成である。 これはＡ４用紙１枚のものであるが、タイムテーブルや参加費など決めることが 多くなかなか進まない。なんとか仕上げてフレンズの発送に間に合った。セーフ！
◇これで終わったと思ったら大違い、間髪入れずに文章の作成が続く。 これまで作成しただけでも
「撮影ガイド」
「撮影ガイドの添付作品」
「多摩ＹＰＣへのお誘い文章」
「モデルプロダクションへのモデル依頼文書」
「モデルへの当日の集合や服装などのお願い文章」
「担当理事との打ち合わせのためのタタキ台」
「担当理事との打ち合わせ議事録」
「当日の役割分担表」
「写真大賞事務局への指導先生の依頼」
と続く、この後５月の月例会で配る「撮影会の注意点」の文章も必要である。 とにかく、根回し、お願い文章、確認文章がことあるごとに必要でこれが無いと何も進まない。
「趣味の写真クラブなんだから、そこまで厳密にやらなくても」
という人いるが、それは何も分かっていない人の言葉である。 ３００人もの大所帯、「なあなあ」では何も前に進まないのである。 文章の嵐を作成することによりクレームの嵐が回避できるのである。
＜撮影例１＞湯島聖堂は絵になる背景が多く撮りやすい
＜撮影例２＞バックが暗い場合が多いので
モデルには鮮やかな単色の服をリクエストしてある